После того, как Вы внедрите в своей организации систему менеджмента качества (СМК) на основе ISO 9001, API Q1 и т.д., Вы, возможно, захотите получить сертификат соответствия СМК этому стандарту или спецификации. А может, Вы изначально планировали сертификацию или именно с этой целью внедряли СМК.
В любом случае, для получения сертификата, организации должны успешно пройти сертификационный аудит системы менеджмента качества, который проводится независимой третьей стороной (органом по сертификации). Только при положительных результатах аудита орган по сертификации выдает организации заключение на сертификацию.
Как успешно пройти сертификацию?
Чтобы сертификационный аудит прошел успешно, к нему следует хорошо подготовиться. Многие организации, особенно те, которые проходят сертификацию впервые, прибегают к услугам профессиональных консультантов для подготовки к сертификации и сопровождения в ходе аудита. Другие предпочитают готовиться самостоятельно.
Независимо от того, какой путь Вы выберете, подготовка к сертификации включает три основных направления:
- Подготовка СМК к сертификации;
- Обеспечение проведения сертификационного аудита;
- Подготовка персонала к взаимодействию с внешними аудиторами.
1. Подготовка СМК к сертификации
Прежде, чем начать процедуру сертификации, организации необходимо убедиться, что ее СМК соответствует требованиям выбранного стандарта и уже применяется в организации. Это лучше сделать посредством внутреннего предсертификационного аудита или GAP анализа, которые могут быть проведены как внутренними аудиторами, так и привлеченными внешними экспертами.
Давая оценку готовности СМК, следует учитывать, что до начала сертификационного аудита в организации должны быть проведены как минимум один полный цикл внутреннего аудита в рамках определенной области применения СМК (это может быть предсертификационный аудит) и как минимум один анализ СМК с использованием всех входных данных. Это должно быть выполнено, независимо от даты начала разработки системы и Ваших графиков внутреннего аудита и анализа СМК.
Даже при наличии очень хорошей СМК, в процессе предсертификационного аудита или GAP анализа, как правило, обнаруживаются какие-то недостатки системы, слабые места и места для улучшения. Эффективное внедрение корректирующих действий поможет скорректировать СМК наилучшим образом и предотвратить повторное проявление несоответствий в будущем.
2. Обеспечение проведения сертификационного аудита
Эффективность сертификационного аудита и польза от сертификации во многом зависят от того, насколько правильно выбрана сертифицирующая организация и насколько грамотно заключен договор с ней.
Основными критериями при выборе сертифицирующего органа, как правило, являются: аккредитация органа по сертификации, его правомочность осуществлять деятельность и выдавать свои сертификаты в данном регионе; репутация органа по сертификации и квалификация его аудиторов; стоимость услуг и накладные расходы и др.
При заключении договора с сертифицирующим органом важно согласовать и описать основные детали, связанные с аудитом: область сертификации СМК; количество дней аудита; периодичность и график надзорных аудитов; язык аудита и сертификата; требования к аудиторам и др.
Качество услуг сертифицирующего органа, безусловно, очень важно. Но не менее важна организация проведения аудита в организации, которая предусматривает, в том числе, обеспечение доступа аудиторов к сотрудникам и их рабочим местам, присутствие руководства во время аудита, а также, в случае необходимости, предоставление аудиторам транспорта, спецодежды, спец обуви и СИЗ для посещения производственных объектов.
3. Подготовка персонала к взаимодействию с внешними аудиторами
Многие сотрудники очень волнуются до и во время сертификационных аудитов, особенно те, кто ранее никогда в них не участвовал. В таком состоянии сотрудники могут вести себя не совсем адекватно и создавать напряженность в коллективе и в общении с аудиторами.
Чтобы избежать по возможности таких ситуаций, необходимо заранее разъяснить сотрудникам цели и методы проведения аудита, ознакомить с планом и графиком аудита, а также проинструктировать их, как вести себя с аудиторами, что и каким образом демонстрировать во время аудита и т.д.
Таким образом, при надлежащей подготовке по данным трем направлениям, организация может не только повысить свои шансы на успешную сертификацию, но и сделает реальные шаги по постоянному улучшению в организации.