Если Вы думаете о внедрении или модернизации системы менеджмента качества (СМК) Вашей организации в соответствии с требованиями ISO 9001, API Q1 или другого стандарта или спецификации, возможно, Вы уже слышали о таком понятии как GAP анализ (анализ пробелов). Такой анализ, как правило, проводится до начала преобразований, чтобы оценить то, что организация имеет в настоящее время, в сравнении с тем, что требуется для внедрения стандарта или спецификации на системы менеджмента качества. При необходимости, GAP анализ может проводиться на любом этапе проекта преобразований.

Что такое GAP анализ?

Даже если в организации формально не внедрена система менеджмента качества, организация так или иначе осуществляет свою деятельность и имеет набор процессов, который позволяет существовать ее бизнесу и выполнять требования потребителей. В ходе GAP анализа сравниваются компоненты действующей системы управления и ее процессов с установленными требованиями (в данном случае, с требованиями стандарта или спецификации), с целью определения организационных пробелов, выявления недостающих компонентов.

Пример,

П. 8.4.1 ISO 9001:2015 требует от организаций в том числе «...установить и применять критерии для оценки, выбора, мониторинга деятельности и повторной оценки внешних поставщиков, основанные на их способности выполнять процессы или производить продукцию и услуги в соответствии с заданными требованиями».

Соответственно, в ходе GAP анализа организации предстоит определить, установлены ли и применяются ли в организации такие критерии, позволяют ли установленные критерии в полной мере оценивать способности внешних поставщиков качественно и вовремя выполнять процессы, предоставлять продукцию и услуги. Или на выбор поставщиков влияют, в основном, только ценовые предложения? Когда последний раз проводилась оценка постоянных поставщиков, может быть три года назад? Анализ пробелов позволяет убедиться, что это требование полностью реализовано в организации или определить, что необходимо предпринять, чтобы соответствовать ему.

Как проводится GAP анализ? 

Необходимо отметить, что GAP анализ имеет большое сходство с аудитом системы менеджмента качества. Разница заключается в том, что анализ пробелов сфокусирован на выявлении того, что отсутствует в системе управления, процессах организации по сравнению с требованиями стандарта или другого нормативного документа. Внутренний аудит больше сосредоточен на проверке соблюдения требований, установленных системой менеджмента качества, и оценке её результативности, но в то же время содержит все элементы GAP анализа. 

Так же как и в процессе аудита, во время GAP анализа проверяются документы и записи, проводятся интервью с работниками и, при необходимости, наблюдения за выполнением проверяемого процесса. В ходе анализа собираются факты, подтвержденные объективными свидетельствами и лишенные предвзятости и необъективности.

Пример, 

Чтобы проверить, как организация реализует требования п. 8.4.1 ISO 9001:2015 в отношении внешних поставщиков (из примера выше), в ходе GAP анализа потребуется изучить существующий процесс и процедуру закупок организации, по какому принципу осуществляется выбор и оценка внешних поставщиков, проводится ли повторная оценка, как ведется контроль деятельности поставщиков и т.д. При этом могут изучаться документы, описывающие процесс и процедуру закупок (если таковые имеются в организации), записи, связанные с закупками и оценкой поставщиков, опрашиваться сотрудники, ответственные за закупку или пользователи процессов, услуг и продукции поставщиков. При необходимости, можно попросить сотрудников продемонстрировать, например, как они проводят оценку или мониторинг деятельности поставщиков.

Инструменты GAP анализа

При проведении GAP анализа, как правило, используются заранее подготовленные чек листы (вопросники). Чек лист может быть сделан путем разработки контрольного списка вопросов или другими методами. Например, опытные консультанты и аудиторы часто используют в качестве чек листа копию стандарта или спецификации, требования которых сравниваются в ходе проведения анализа.

Тем не менее, хорошо составленный список вопросов существенно облегчает задачу проведения GAP анализа, особенно, для начинающих или еще не слишком опытных специалистов. Он позволяет без труда определить, какая часть требований уже реализована и что еще предстоит реализовать, и поможет не упустить какое-либо требование во время анализа. Применение чек листов удобно еще и тем, что в них можно фиксировать выводы и наблюдения, полученные в ходе анализа, делать ссылки на соответствующие источники (фамилии, имена, должности, наименования, номера и даты документов и записей и т.д.).

В качестве готового инструмента мы предлагаем наш чек-лист для проведения GAP анализа на соответствие ISO 9001:2015. Его можно использовать в качестве примера при подготовке чек листов на основе требований других стандартов или спецификаций. 

Как представить результаты GAP анализа?

Результаты GAP анализа, как правило, оформляются в виде подробного отчета, с выводами, наблюдениями и ссылками на источники. Некоторые организации предпочитают не готовить отдельный документ, ограничиваясь записями, сделанными в чек листе в ходе анализа. Другие используют форму отчета по аудиту системы менеджмента качества. Кроме того, часто возникает необходимость наглядно представить результаты GAP анализа широкому кругу лиц, например, в форме презентации. 

Независимо от выбранного формата, записи результатов анализа должны объективно отражать реальную текущую ситуацию в организации, в какой степени она реализует требования стандарта или иного критерия, отсутствующие компоненты, и направлять на дальнейшие необходимые действия. Возможно, Вам может пригодиться наша форма отчета по результатам GAP анализа на соответствие ISO 9001:2015.